Di era komunikasi digital yang serba cepat, kemampuan menyampaikan pesan secara sopan dan jelas menjadi bagian penting dari profesionalisme. Baik melalui WhatsApp, Telegram, maupun email, etika mengirim pesan tetap perlu diperhatikan.

Kesalahan kecil seperti waktu pengiriman yang tidak tepat, pesan yang terlalu panjang, atau kesan nada yang tergesa-gesa bisa menimbulkan kesalahpahaman. Oleh karena itu, penting bagi siapa pun untuk memahami cara berkomunikasi dengan baik. Sebab, saat mengirim pesan, kita tidak bisa melihat ekspresi dan menilai intonasi lawan bicara.

Lalu, apa saja etika mengirim pesan profesional yang harus diperhatikan? Pada kesempatan ini, dua mentor WEWAW akan membantu menjawab pertanyaanmu. Mereka adalah Anastasia Laura (Ola) dan Octaviniant Aspary (Esvy). Yuk, simak penjelasannya!

6 Etika Mengirim Pesan Profesional yang Wajib Kamu Ketahui

1. Pasang foto profil yang profesional

“Aplikasi seperti Whatsapp memungkinkan kita untuk memasukkan foto profil yang bisa dilihat oleh penerima pesan. Ada baiknya untuk memasang foto yang profesional jika kita ingin berkomunikasi secara profesional melalui aplikasi berbasis teks tersebut,” ungkap Ola.

Contoh foto yang kurang mencerminkan profesionalisme antara lain foto dengan filter berlebihan, gambar pemandangan, hewan, makanan, objek benda, kumpulan tulisan, dan foto yang tidak menampilkan wajah secara jelas.

2. Review pesan dengan seksama

Ola mengingatkan agar sebelum mengirim pesan penting untuk memeriksa kembali apakah ejaan dan penggunaan tanda baca di dalam setiap kalimat sudah benar.

Kurang tepatnya kata atau tanda baca yang kita sampaikan dapat menunjukkan kepada pihak yang membaca bahwa seakan kita tidak mengetahui etika mengirim pesan. Hal ini dapat mempengaruhi reputasi profesional kita lho, WAWgirls.

3. 'Memanusiakan' manusia

Texting apps memudahkan kita untuk berkomunikasi. Namun, di sisi lain, dapat membuat seseorang seperti ‘lari dari komunikasi’.

“Pernah nggak kamu chat seseorang, dibaca namun tidak dibalas? Kalau kita analogikan ke real life, kejadian tersebut seperti kamu lagi asyik ngobrol berdua and suddenly orang tersebut balik badan dan meninggalkanmu tanpa mengatakan apapun. That’s totally rude, right?” kata Ola.

Lebih lanjut Ola mengingatkan bahwa meskipun kamu berkomunikasi lewat pesan dan tidak melihat wajah mereka secara langsung, tetap ada manusia nyata di balik layar itu. Maka, perlakukan mereka dengan hormat dan penuh empati.

Baca juga: 3 Alasan Kolega Ghosting, dan Cara Menghadapinya!

4. Perkenalkan diri dengan singkat dan jelas

Sumber: Pexels

Menurut Esvy, memperkenalkan diri di awal komunikasi sangat penting dalam etika mengirim pesan karena akan membentuk kesan pertama untuk meningkatkan ingatan jangka panjang.

“Ketika menghubungi seseorang untuk pertama kalinya, mulailah pesan dengan menyebutkan nama, asal institusi, dan peran yang kamu emban di sana. Sebab, beberapa orang mungkin akan menelusuri latar belakangmu dan organisasi yang kamu wakili sebelum memutuskan untuk menanggapi pesan tersebut,” ungkapnya.

5. Lakukan riset sebelum berkirim pesan

Setiap jenis penerima pesan membutuhkan pendekatan komunikasi yang berbeda. Jadi, penting untuk memahami konteks agar pesan yang disampaikan melalui chat tetap tepat sasaran dan berjalan efektif.

“Cari tahu siapa orang yang akan kamu chat dan apa sapaannya. Susun pesan sedemikian rupa, gunakan kata sambung yang tepat sehingga pesanmu menjadi lebih hidup, dan penerima pesan akan merasa lebih nyaman.” ujar Esvy memberi saran.

6. Kirim pesan saat pikiran bebas dari emosi negatif

“Sama seperti berbicara secara langsung. Jangan merespon ketika kamu marah, sedih, kesal atau merasakan emosi negatif lainnya. Kamu bisa membuat draft pesan terlebih dahulu di notes, membaca ulang, memastikan tujuannya sudah sesuai, baru kemudian mengirimkan pesan tersebut kepada penerima,” ungkap Esvy saat mengemukakan pentingnya memiliki emosi netral saat berkomunikasi sekaligus menutup sesi diskusi.

Baca juga: 5 Kalimat Positif untuk Karier Agar Makin Bersinar

Dengan menerapkan enam etika mengirim pesan di atas, kamu dapat mengurangi risiko miskomunikasi sekaligus membentuk reputasi profesional yang positif. Sebelum mengirim pesan, luangkan waktu sejenak untuk memeriksa isi, waktu pengiriman, dan nada bahasa yang digunakan ya, WAWgirls.

Temukan berbagai edukasi inspiratif dari WEWAW, komunitas pemberdayaan perempuan untuk berkembang dalam karier dan bisnis.

Ikuti ragam kegiatan kami melalui:

Instagram: @wewaw.id

LinkedIn: WEWAW Indonesia

TikTok: @wewaw.id

Website: wewaw.org